PRIVACYBELEID
Laatst herzien: januari 2025
1. Naam en adres van onze Controller en informatie over onze Data Protection Officer
De controller in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en andere nationale gegevensbeschermingswetten van de lidstaten alsmede andere voorschriften voor gegevensbescherming is:
Kao Germany GmbH
Pfungstädter Straße 98-100
64297 Darmstadt
E-Mail: kontakt@kao.com
Telefon: + 49 (0) 6151 3960-0
Voor vragen over gegevensbescherming kun je contact met ons opnemen via dataprivacy.emea@kao.com.
2. Categorieën persoonsgegevens en verwerkingsdoeleinden – welke persoonsgegevens van jou verwerken wij en waarom?
2.1 Metadata
Je kunt gebruikmaken van deze website en/of de geïntegreerde webshop zonder enige persoonsgegevens van jou te verstrekken. In dat geval zullen wij alleen de volgende metadata verzamelen die resulteren uit je gebruik van de website: browsertype en -versie, operating system en interface, website van waaruit je ons bezoekt (verwijzende URL), webpagina('s) die je op onze website bezoekt, datum en tijdstip van je toegang tot onze website en internetprotocol (IP) adres.
Je IP-adres zal worden gebruikt om je toegang tot onze website mogelijk te maken. De metadata zullen worden gebruikt om de kwaliteit en de dienstverlening van onze websi¬te te verbeteren en om onze dienstverlening te verbeteren door het gebruikersgedrag van onze gebruikers te analyseren.
2.2 Account
Als je een account aanmaakt voor onze Webshop, verwerken we de volgende gegevens van je, waaronder mogelijk ook persoonsgegevens: naam, geslacht (aanhef), postadres, e-mailadres, telefoonnummer, gekozen wachtwoord voor je account, betalingsgegevens, factuur- en afleveradres en je verzoek om marketingmateriaal te ontvangen (vrijwillig).
We verwerken deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: accountbeheer, het beantwoorden van je vragen of informatieverzoeken, het leveren van gewenste producten of diensten, het verstrekken van marketingmateriaal voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, het analyseren van je interesses voor marketingdoeleinden, het verbeteren van onze webshop op basis van gebruikspatronen en voor technische administratie of andere doeleinden waarvoor je toestemming hebt gegeven.
2.3 Productorders
Als je een product bestelt via onze webshop, verwerken we de volgende gegevens van je, waaronder mogelijk ook persoonsgegevens: naam, geslacht (aanhef), postadres, e-mailadres, telefoonnummer, betalingsgegevens, factuur- en afleveradres, type en aantal producten, aankoopprijs, besteldatum, orderstatus, productretouren, klantenserviceverzoeken en je verzoek om marketingmateriaal te ontvangen (vrijwillig).
We verwerken deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het uitvoeren van de contractuele relatie en de productbestelling, het verlenen van klantenservice, het voldoen aan wettelijke verplichtingen, het verdedigen, vaststellen en uitoefenen van juridische claims, het jou verstrekken van marketingmateriaal voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving en het analyseren van je interesses voor marketingdoeleinden.
2.4 Competities
Als je deelneemt aan een competitie, verwerken wij de volgende informatie van jou, waaronder mogelijk ook persoonsgegevens: naam, geslacht (aanhef), postadres, e-mailadres, telefoonnummer, datum van deelname, selectie als winnaar, prijs en antwoord op een quiz.
Wij verwerken deze persoonsgegevens voor de volgende doeleinden: het uitvoeren van de competitie, het informeren van de winnaar, het uitreiken van de prijs aan de winnaar, het organiseren van het event, het verstrekken van marketingmateriaal voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving en het analyseren van jouw interesses voor marketingdoeleinden.
2.5 Contactformulier
Op onze website bieden wij je de mogelijkheid om contact met ons op te nemen via een contactformulier. Om je aanvraag te kunnen verwerken, hebben wij de volgende gegevens van je nodig, waaronder mogelijk ook persoonsgegevens: salonnaam, voornaam, telefoonnummer, e-mailadres, postcode, stad, land en jouw bericht.
Het verstrekken van aanvullende persoonsgegevens (bijvoorbeeld je adres) is mogelijk, maar niet verplicht. De persoonsgegevens die je ons via dit contactformulier verstrekt, worden uitsluitend gebruikt om jouw vraag of contactverzoek te beantwoorden en voor de bijbehorende technische administratie.
Er vindt geen doorgifte aan derden plaats. Jouw persoonsgegevens worden verwijderd, zodra wij je verzoek hebben afgehandeld of wanneer je je toestemming hiervoor intrekt.
2.6 Nieuwsbrief
Als je je aanmeldt om onze nieuwsbrief te ontvangen, verwerken wij de volgende gegevens van je, waaronder mogelijk ook persoonsgegevens: jouw e-mailadres. Het verstrekken van aanvullende persoonsgegevens (bijvoorbeeld je naam) is mogelijk, maar niet verplicht. Wij verwerken deze persoonsgegevens om de nieuwsbrief te versturen, voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving en om jouw interesses voor marketingdoeleinden te analyseren. De aanhef en jouw naam worden opgevraagd om je een gepersonaliseerde ervaring te bieden.
Onder bepaalde omstandigheden wordt de nieuwsbrief niet verzonden door de verantwoordelijke, maar door een andere ‘Kao-onderneming’ binnen de ‘Kao Group’ (met name Kao Netherlands B.V. In dat geval ontvangt deze ‘Kao-onderneming’ ook jouw e-mailadres.
3. Verwerkingsgrondslag en gevolgen – wat is de juridische rechtvaardiging voor de verwerking van jouw persoonsgegevens en wat gebeurt er als je deze niet verstrekt?
Wij baseren ons op de volgende rechtsgronden voor het verzamelen, verwerken en gebruiken van je persoonlijke gegevens:
je toestemming voor de verwerking van je gegevens voor een of meer specifieke doeleinden;
de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen die door ons of door een derde worden nagestreefd, behalve wanneer deze belangen zwaarder wegen dan de belangen of fundamentele rechten en vrijheden van jou die de bescherming van persoonsgegevens vereisen, in het bijzonder wanneer je een kind bent; deze gerechtvaardigde belangen zijn de verwezenlijking van de hierboven in artikel 2 uiteengezette verwerkingsdoeleinden, in het bijzonder het aan jou verstrekken van deze website.
Het verstrekken van je persoonsgegevens is niet wettelijk of contractueel verplicht. Het verstrekken van jouw persoonsgegevens is echter noodzakelijk om een overeenkomst met ons aan te gaan of om bepaalde diensten/producten van ons te ontvangen zoals door jou aangevraagd. Het verstrekken van jouw persoonsgegevens is dus vrijwillig.
Het verstrekken van je persoonsgegevens kan nadelige gevolgen hebben, bijvoorbeeld dat je bepaalde producten of diensten niet kunt ontvangen. Echter, tenzij anders vermeld, heeft het niet verstrekken van je persoonsgegevens geen juridische gevolgen voor jou.
4. Categorieën van ontvangers en internationale doorgiften – aan wie geven wij jouw persoonsgegevens door en waar zijn zij gevestigd?
Wij kunnen je persoonsgegevens voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden als volgt doorgeven aan derden:
Binnen de Kao Group: onze moedermaatschappij, Kao Corporation in Japan en al haar vestigingen en/of dochterondernemingen (elke vestiging of elke dochteronderneming, inclusief wijzelf, aangeduid als ‘Kao Company’) binnen de wereldwijde Kao Group kunnen je persoonsgegevens ontvangen, voor zover nodig voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden. Afhankelijk van de categorieën van persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld, kunnen verschillende interne afdelingen binnen de Kao Company je persoonsgegevens ontvangen. Daarnaast kunnen andere afdelingen binnen de Kao Company, zoals de juridische afdeling, de financiële afdeling of interne audit, op basis van een ‘need-to-know’-principe toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens over jou.
Met gegevensverwerkers: bepaalde derde partijen, al dan niet gelieerd, kunnen je persoonsgegevens ontvangen om deze gegevens te verwerken op basis van passende instructies (’Gegevensverwerkers’), voor zover noodzakelijk voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden, zoals website-, orderverwerking-, klantenservice-, marketing-, IT-ondersteuning- en andere dienstverleners die ons ondersteunen bij het onderhouden van onze zakelijke relatie met jou. De Gegevensverwerkers zullen gebonden zijn aan contractuele verplichtingen om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te treffen om de persoonsgegevens te beschermen en uitsluitend volgens de instructies te verwerken.
Andere ontvangers: wij kunnen – in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving voor gegevensbescherming – persoonsgegevens doorgeven aan wetshandhavingsinstanties, overheidsautoriteiten, gerechtelijke autoriteiten, juridisch adviseurs, externe consultants of zakenpartners. In geval van een bedrijfsfusie of -overname kunnen persoonsgegevens worden doorgegeven aan derde partijen die betrokken zijn bij de fusie of overname. Wij zullen je persoonsgegevens niet zonder toestemming aan derden verstrekken voor advertentie- of marketingdoeleinden of voor andere doeleinden. Toegang tot je persoonsgegevens is beperkt tot personen die deze nodig hebben om hun functieverplichtingen te vervullen.
Internationale doorgiften: De persoonsgegevens die wij over jou verzamelen of ontvangen, kunnen worden doorgegeven aan en verwerkt door ontvangers die zich binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) bevinden. Ontvangers buiten de EER zijn gevestigd in landen met een adequaatheidsbesluit (in het bijzonder Andorra, Argentinië, Canada (voor niet-publieke organisaties die onder de Canadese Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Faeröer Eilanden, Guernsey, Isle of Man, Israël, Japan, Jersey, Nieuw-Zeeland, Verenigd Koninkrijk, Uruguay, Zwitserland) en, in elk geval, wordt de overdracht daarmee erkend als het bieden van een adequaat niveau van gegevensbescherming vanuit het perspectief van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming.
Andere ontvangers kunnen zich bevinden in landen die geen adequaat niveau van bescherming bieden vanuit het perspectief van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. Wij zullen alle noodzakelijke maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat doorgiften buiten de EER adequaat worden beschermd, zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming.
Wat betreft doorgiften naar landen die geen adequaat niveau van gegevensbescherming bieden, baseren wij de doorgifte op passende waarborgen, zoals standaardbepalingen voor gegevensbescherming die door de Europese Commissie of een toezichthoudende autoriteit zijn aangenomen, goedgekeurde gedragscodes samen met bindende en afdwingbare verplichtingen van de ontvanger of goedgekeurde certificeringsmechanismen met bindende en afdwingbare verplichtingen van de ontvanger. Je kunt om een kopie van deze passende waarborgen vragen door contact met ons op te nemen zoals hieronder beschreven in artikel 7.
5. Bewaartermijn – Hoe lang bewaren wij jouw persoonsgegevens?
Jouw persoonsgegevens worden bewaard zolang als nodig is om jou de diensten en/of producten te leveren die je hebt aangevraagd. Zodra je de contractuele relatie met ons hebt beëindigd of anderszins jouw relatie met ons hebt beëindigd, zullen wij jouw persoonsgegevens uit onze systemen en administratie verwijderen en/of stappen ondernemen om deze op de juiste manier te anonimiseren, zodat je niet langer uit deze gegevens kunt worden geïdentificeerd, tenzij wij jouw informatie moeten bewaren om te voldoen aan wettelijke of regelgevende verplichtingen waaraan de Kao Company is onderworpen, bijvoorbeeld voor belastingdoeleinden.
Ook kunnen wij wettelijk verplicht zijn om bepaalde persoonsgegevens gedurende een periode van 10 jaar na het relevante belastingjaar te bewaren. Wij kunnen jouw persoonsgegevens ook na beëindiging van de contractuele relatie bewaren als jouw persoonsgegevens nodig zijn om te voldoen aan andere toepasselijke wetten of als wij jouw persoonsgegevens nodig hebben om een juridische vordering te onderbouwen, uit te oefenen of te verdedigen, uitsluitend op een ‘need-to-know-basis.
Voor zover mogelijk zullen wij de verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot dergelijke beperkte doeleinden na beëindiging van de contractuele relatie.
6. Je rechten – welke rechten heb je en hoe kun je die rechten uitoefenen?
Recht om je toestemming in te trekken: is je jouw toestemming hebt gegeven voor bepaalde vormen van verzamelen, verwerken en gebruiken van bepaalde persoonsgegevens (met name voor het ontvangen van communicatie op het gebied van direct-marketing via e-mail, sms/whatsapp en telefoon), kun je deze toestemming te allen tijde met toekomstige werking intrekken. Een dergelijke intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking die heeft plaatsgevonden vóór de intrekking van de toestemming. De intrekking kan zonder formaliteiten worden gedaan en dient bij voorkeur te worden gericht aan dataprivacy.emea@kao.com. Daarnaast kun je bezwaar maken tegen het gebruik van jouw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden, zonder dat dit andere kosten met zich meebrengt dan de transmissiekosten volgens de basistarieven.
Verdere rechten op gegevensbescherming: conform de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming heb je mogelijk het recht om: (i) toegang tot jouw persoonsgegevens aan te vragen; (ii) rectificatie van jouw persoonsgegevens te vragen; (iii) verwijdering van jouw persoonsgegevens te vragen; (iv) beperking van de verwerking van jouw persoonsgegevens te vragen; (v) overdraagbaarheid van gegevens te vragen en/of (vi) bezwaar te maken tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens (inclusief bezwaar tegen profilering).
Houd er rekening mee dat de bovengenoemde rechten beperkt kunnen zijn op grond van de toepasselijke lokale wetgeving op het gebied van gegevensbescherming.
Hieronder vind je verdere informatie over jouw rechten voor zover de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van toepassing is:
Recht op toegang tot jouw persoonsgegevens: je hebt mogelijk het recht om van ons bevestiging te krijgen of jouw persoonsgegevens worden verwerkt, en, als dit het geval is, om toegang te vragen tot die persoonsgegevens. Deze toegangsinformatie omvat onder meer de doeleinden van de verwerking, de categorieën van de betreffende persoonsgegevens en de ontvangers of categorieën van ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden verstrekt. Dit is echter geen absoluut recht en de belangen van andere individuen kunnen jouw recht op toegang beperken. Je hebt mogelijk het recht om kosteloos een kopie te krijgen van de persoonsgegevens die in verwerking. Voor verdere kopieën die je aanvraagt, kunnen wij een redelijke vergoeding in rekening brengen, gebaseerd op administratieve kosten.
Recht om rectificatie te vragen: je hebt mogelijk het recht om van ons de rectificatie te verkrijgen van onjuiste persoonsgegevens die op jou betrekking hebben. Afhankelijk van de doeleinden van de verwerking heb je mogelijk het recht om onvolledige persoonsgegevens te laten aanvullen, onder meer met een aanvullende verklaring.
Recht om verwijdering te vragen (recht om vergeten te worden): onder bepaalde omstandigheden heb je mogelijk het recht om van ons te verlangen dat wij je persoonsgegevens wissen en kunnen wij verplicht zijn om deze persoonsgegevens te wissen.
Recht om beperking van de verwerking te vragen: onder bepaalde omstandigheden kun je het recht hebben om van ons een beperking van de verwerking van je persoonsgegevens te verkrijgen. In dat geval worden de betreffende gegevens gemarkeerd en mogen ze alleen voor bepaalde doeleinden door ons worden verwerkt.
Recht op overdraagbaarheid van gegevens: onder bepaalde omstandigheden heb je mogelijk het recht om de persoonsgegevens die op jou betrekking hebben en die je aan ons hebt verstrekt, te ontvangen in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat en heb je mogelijk het recht om deze gegevens zonder belemmering van onze kant aan een andere entiteit over te dragen.
Recht op bezwaar: onder bepaalde omstandigheden heb je mogelijk het recht om, op gronden die verband houden met je specifieke situatie, op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens door ons en kunnen wij verplicht worden dat wij je persoonsgegevens niet langer verwerken. Dit recht op bezwaar kan met name van toepassing zijn als wij je persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor profileringsdoeleinden om een beter inzicht te krijgen in je interesses voor onze producten en diensten of voor direct marketing.
Als je het recht hebt om bezwaar te maken en je oefent dit recht uit, dan worden je persoonsgegevens niet langer voor dergelijke doeleinden door ons verwerkt. Je kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals vermeld in artikel 7 hieronder.
Een dergelijk recht op bezwaar bestaat met name niet als de verwerking van je persoonsgegevens noodzakelijk is om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract of om een reeds gesloten contract uit te voeren.
Om je rechten uit te oefenen, kun je contact met ons opnemen zoals vermeld in artikel 7 hieronder. Je hebt ook het recht een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.
7. Cookies en andere trackingtechnologieën
Deze website maakt gebruik van cookies en andere trackingtechnologieën. Voor meer informatie, raadpleeg ons Cookiebeleid.
8. Vragen en contact
Heb je een vraag over ons Privacybeleid of wil je je rechten uitoefenen zoals beschreven in artikel 6 neem dan contact met ons op via www.kao.com/global/en/EU-Data-Subject-Request/
9. Wijzigingen in dit Privacybeleid
We werken dit Privacybeleid mogelijk van tijd tot tijd bij als reactie op veranderende juridische, regelgevende of operationele vereisten. We zullen je op de hoogte stellen van dergelijke wijzigingen, inclusief de datum waarop ze van kracht worden, door de ‘Laatst herzien’-datum hierboven bij te werken of zoals anders vereist door toepasselijke wetgeving.
Jouw voortdurende gebruik van onze website na het ingaan van dergelijke updates zal worden beschouwd als acceptatie van deze wijzigingen. Als je de updates van dit Privacybeleid niet accepteert, dien je te stoppen met het gebruik van onze website.