PRIVACY POLICY

PRIVACYBELEID

[Kao Germany GmbH, Pfungstaedter Str. 98 – 100, 64297 Darmstadt, Germany / Guhl Ikebana GmbH, Pfungstaedter Str. 98, 64297 Darmstadt, Germany OR local entity] (‘Kao Company’ of ‘wij’ of ‘ons’) en elk van zijn filialen en dochterondernemingen in de EMEA-regio, de ‘Kao Group’) neemt de bescherming van persoonsgegevens serieus. Dit privacybeleid informeert de gebruikers van Kao Salon Partner en alle andere door Kao Company beheerde websites of mobiele applicaties waarop dit privacybeleid wordt weergegeven (‘Webshop’) hoe wij als controller in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (‘AVG’ of ‘GDPR’) persoonsgegevens en andere informatie van dergelijke gebruikers in verband met hun gebruik van de ‘Webshop’ verzamelen en verwerken.

Houd er rekening mee dat een ander privacybeleid van toepassing kan zijn op andere websites of mobiele apps van Kao Group.

Categorieën van persoonsgegevens en verwerkingsdoeleinden - Welke persoonsgegevens verwerken we over u en waarom?

1.1 Metadata

U mag de ‘Webshop’ gebruiken zonder persoonlijke gegevens over u te verstrekken. In dit geval zullen we alleen de volgende metadata verzamelen die resulteert uit uw gebruik van de ‘Webshop’: browsertype en -versie, besturingssysteem en interface, website vanwaar u ons bezoekt (verwijzende URL), webpagina('s) die u bezoekt in onze ‘Webshop’, datum en tijd van toegang tot onze ‘Webshop’ en internetprotocol (IP) adres.

Uw IP-adres zal worden gebruikt om uw toegang tot onze ‘Webshop’ mogelijk te maken. De metadata, inclusief het verkorte IP-adres, zullen worden gebruikt om de kwaliteit en diensten van onze ‘Webshop’ en onze services te verbeteren door het gebruiksgedrag van onze gebruikers te analyseren.

1.2 Account

Als u een account voor onze ‘Webshop’ aanmaakt, wordt u gevraagd om de volgende persoonlijke gegevens over u te verstrekken: naam, geslacht (aanhef), postadres, e-mailadres, telefoonnummer, geselecteerd wachtwoord voor uw account, betalingsgegevens, facturering en afleveradres en een verzoek om marketingmateriaal van ons te ontvangen (vrijwillig). We verwerken dergelijke persoonlijke gegevens voor doeleinden van accountbeheer, het beantwoorden van uw vragen of informatieverzoeken, het leveren van gewenste producten of diensten, het verstrekken van marketingmateriaal voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, het analyseren van uw interesses voor marketingdoeleinden, het verbeteren van onze ‘Webshop’ volgens gebruikspatronen en voor technische administratie of andere doeleinden waarmee u akkoord bent gegaan.

1.3 Productbestellingen

Als u een product bestelt via onze ‘Webshop’, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonlijke gegevens over u: naam, geslacht (aanhef), postadres, e-mailadres, telefoonnummer, betalingsgegevens, factuur- en afleveradres, type en aantal van het product, aankoopprijs, besteldatum, bestelstatus, retour van producten, aanvragen bij de klantendienst en het verzoek om marketingmateriaal te ontvangen (vrijwillig). We verwerken dergelijke persoonsgegevens voor doeleinden van het uitvoeren van de contractuele relatie en de productbestelling, het verlenen van diensten, het naleven van wettelijke verplichtingen, het verdedigen, vaststellen en uitoefenen van juridische claims, het verstrekken van marketingmateriaal aan u voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving, en het analyseren van uw interesses voor marketingdoeleinden.

1.4 Sweepstakes

Als u deelneemt aan een sweepstake, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonlijke gegevens over u: naam, geslacht (aanhef), postadres, e-mailadres, telefoonnummer, datum van deelname, selectie als winnaar, prijs, antwoord op quiz. We verwerken dergelijke persoonsgegevens voor doeleinden van het uitvoeren van de prijsuitreiking, het informeren van de winnaar, het leveren van de prijs aan de winnaar, de organisatie van het evenement en het verstrekken van marketingmateriaal aan u voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving en het analyseren van uw interesses voor marketingdoeleinden.

1.5 Nieuwsbrief

Als u onze nieuwsbrief aanvraagt, verzamelen en verwerken wij de volgende persoonlijke gegevens over u: e-mailadres en verzoek om marketing-e-mails of postbrieven (vrijwillig) te ontvangen. Wij verwerken dergelijke persoonsgegevens voor doeleinden van het verstrekken van de nieuwsbrief en ander marketingmateriaal voor zover toegestaan door de toepasselijke wetgeving en het analyseren van uw interesses voor marketingdoeleinden.

2. Verwerking basis en gevolgen - Wat is de juridische rechtvaardiging voor het verwerken van uw persoonlijke gegevens en wat gebeurt er als u ervoor kiest deze niet te verstrekken?

We baseren ons op de volgende rechtsgronden voor het verzamelen, verwerken en gebruiken van uw persoonlijke gegevens:

• uw toestemming voor de verwerking van uw gegevens, bijvoorbeeld een inschrijving op de nieuwsbrief

• de verwerking is noodzakelijk voor het uitvoeren van een contract waarbij u een partij bent of om stappen te ondernemen op basis van uw verzoek voorafgaand aan het aangaan van een contract.

Het verstrekken van uw persoonlijke gegevens is niet vereist door een wettelijke verplichting. Het verstrekken van uw persoonlijke gegevens is nodig om een contract met ons aan te gaan of om onze diensten / producten te ontvangen zoals door u gevraagd. Het verstrekken van aanvullende persoonlijke gegevens is vrijwillig voor u.

Als u uw persoonsgegevens niet verstrekt, kan dit nadelige gevolgen voor u hebben. U kunt bijvoorbeeld mogelijk geen contract met ons aangaan.

3. Categorieën van ontvangers en internationale overdracht - Met wie delen we uw persoonsgegevens en waar zijn zij gevestigd?

We kunnen uw persoonsgegevens als volgt aan derden overdragen voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden:

• Binnen de Kao-onderneming: onze moederentiteit, de Kao Corporation, in Japan en elk van haar filialen en dochterondernemingen (elk filiaal of dochteronderneming, inclusief ons, aangeduid als ‘Kao Company’, gezamenlijk de ‘Kao Group’) binnen de globale Kao Group http://www.kao.com/global/en/about/outline/group-companies/ kan uw persoonsgegevens ontvangen voor zover dit nodig is voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden. Afhankelijk van de categorieën persoonsgegevens en de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens zijn verzameld, kunnen verschillende interne afdelingen binnen de Kao-onderneming uw persoonsgegevens ontvangen. Onze IT-afdeling heeft bijvoorbeeld toegang tot uw accountgegevens en onze eCommerce- en verkoopafdelingen hebben mogelijk toegang tot uw accountgegevens of gegevens met betrekking tot productbestellingen. Bovendien kunnen andere afdelingen binnen de Kao-onderneming toegang hebben tot bepaalde persoonsgegevens over u op basis van een need-to-know, zoals de juridische afdeling, de financiële afdeling of bij een interne audit.

• Met gegevensverwerkers: bepaalde derden, ongeacht of ze gelieerd of niet-gelieerd zijn, kunnen uw persoonsgegevens ontvangen om dergelijke gegevens te verwerken volgens de juiste instructies (‘verwerkers’) voor de hierboven beschreven verwerkingsdoeleinden, zoals ‘Webshop’ -serviceproviders, orderverwerkers, klantenzorg verleners, marketingserviceproviders, IT-ondersteuningsserviceproviders, betalingsproviders, transportbedrijven en andere serviceproviders die ons ondersteunen bij het onderhouden van onze commerciële relatie met u. De verwerkers zijn onderworpen aan contractuele verplichtingen om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te implementeren om de persoonsgegevens te beschermen en om de persoonsgegevens alleen te verwerken volgens onze instructies. Een lijst met alle momenteel betrokken verwerkers vindt u hier .

• Andere ontvangers: wij kunnen - in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming - persoonsgegevens overdragen aan wetshandhavingsinstanties, overheidsinstanties, gerechtelijke autoriteiten, juridische adviseurs, externe adviseurs of zakelijke partners. In het geval van een bedrijfsfusie of overname, kunnen persoonsgegevens worden overgedragen aan de derden die betrokken zijn bij de fusie of overname. We zullen uw persoonsgegevens niet aan derden bekendmaken voor reclame- of marketingdoeleinden of voor andere doeleinden zonder uw toestemming.

Elke toegang tot uw persoonsgegevens is beperkt tot die personen die een need-to-know hebben om hun taken uit te voeren.

Internationale overdracht. De persoonsgegevens die we over u verzamelen of ontvangen, kunnen worden overgedragen aan en verwerkt door ontvangers die zich binnen of buiten de Europese Economische Ruimte (‘EER’) bevinden. Voor ontvangers buiten de EER zijn sommigen gecertificeerd onder het EU-VS Privacy Shield en anderen bevinden zich in landen met adequaatheidsbesluiten (met name [Andorra, Argentinië, Canada (voor niet-openbare organisaties onderworpen aan de Canadese Personal Information Protection and Electronic Documents Act), Zwitserland, Faeröer, Guernsey, Israël, het eiland Man, Jersey en Nieuw Zeeland]), en in alle gevallen wordt de overdracht daardoor erkend als een adequaat niveau van gegevensbescherming vanuit het perspectief van de Europese gegevensbeschermingswetgeving. Andere ontvangers kunnen zich bevinden in landen die geen adequaat beschermingsniveau bieden vanuit het perspectief van de Europese wetgeving inzake gegevensbescherming. We zullen alle nodige maatregelen nemen om ervoor te zorgen dat overdrachten buiten de EER adequaat worden beschermd zoals vereist door de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming. Met betrekking tot overdrachten naar landen die geen adequaat gegevensbeschermingsniveau bieden, baseren wij de overdracht op passende waarborgen, zoals standaardbepalingen inzake gegevensbescherming die zijn goedgekeurd door de Europese Commissie of een toezichthoudende autoriteit, goedgekeurde gedragscodes samen met bindende en afdwingbare verplichtingen van de ontvanger, of goedgekeurde certificeringsmechanismen samen met bindende en afdwingbare verplichtingen van de ontvanger. U kunt een kopie van dergelijke passende voorzorgsmaatregelen opvragen door contact met ons op te nemen zoals uitgelegd in Sectie 7 hieronder.

4. Bewaartermijn - Hoe lang bewaren we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden zolang bewaard als nodig is om de gevraagde diensten en producten aan u te leveren. Zodra [u de contractuele relatie met ons hebt beëindigd / u uw account hebt verwijderd / de sweepstake is voltooid] of anderszins uw relatie met ons hebt beëindigd, zullen wij uw persoonsgegevens uit onze systemen en records verwijderen en / of stappen ondernemen om de juiste anonimisering mogelijk te maken zodat u niet langer op basis daarvan kunt worden geïdentificeerd (tenzij we uw informatie moeten bewaren om te voldoen aan wettelijke of reglementaire verplichtingen waaraan de Kao-onderneming onderhevig is, bijvoorbeeld belastingdoeleinden).

We kunnen uw contactgegevens en interesses in onze producten of diensten voor een langere periode bewaren als het Kao-bedrijf u marketingmateriaal mag toesturen. Ook kunnen we door de toepasselijke wetgeving worden verplicht om bepaalde van uw persoonlijke gegevens te bewaren voor een periode van 10 jaar na het betreffende fiscale jaar. We kunnen uw persoonsgegevens ook na beëindiging van de contractuele relatie bewaren als uw persoonsgegevens nodig zijn om te voldoen aan andere toepasselijke wetgeving of als we uw persoonsgegevens nodig hebben om een juridische claim vast te stellen, uit te oefenen of te verdedigen. In de mate van het mogelijke beperken we de verwerking van uw persoonsgegevens voor dergelijke beperkte doeleinden na het beëindigen van de contractuele relatie.

5. Uw rechten - Welke rechten hebt u en hoe kunt u deze uitoefenen?

Het recht om uw toestemming in te trekken: als u uw toestemming hebt gegeven voor het verzamelen, verwerken en gebruiken van uw persoonsgegevens (met name voor het ontvangen van direct marketingcommunicatie via [e-mail, sms en telefoon]), kunt u deze toestemming intrekken op elk moment met effect voor de toekomst. Een dergelijke intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking voorafgaand aan de intrekking van de toestemming. Neem contact met ons op zoals vermeld in Sectie 7 hieronder om uw toestemming in te trekken. [Verder kunt u bezwaar maken tegen het gebruik van uw persoonsgegevens voor marketingdoeleinden zonder andere kosten te maken dan de transmissiekosten in overeenstemming met de basistarieven.]

Aanvullende gegevensbeschermingsrechten: volgens de toepasselijke wetgeving inzake gegevensbescherming hebt u mogelijk het recht om: (i) toegang tot uw persoonsgegevens te vragen (ii) de rectificatie van uw persoonsgegevens te verzoeken (iii) de verwijdering van uw persoonsgegevens aan te vragen (iv) te vragen om een beperking van de verwerking van uw persoonsgegevens (v) een gegevensoverdracht aanvragen en / of (vi) bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens (inclusief bezwaar tegen profilering).

Houd er rekening mee dat deze bovengenoemde rechten mogelijk beperkt zijn volgens de toepasselijke lokale wetgeving inzake gegevensbescherming. Hieronder vindt u meer informatie over uw rechten voor zover de AVG van toepassing is:

• Recht om toegang tot uw persoonsgegevens te vragen: u hebt mogelijk het recht om bij ons een bevestiging te krijgen of we uw persoonsgegevens al dan niet verwerken en, wanneer dat het geval is, om toegang tot de persoonsgegevens te vragen. Deze toegangsinformatie omvat onder meer de doeleinden van de verwerking, de categorieën van persoonsgegevens in kwestie en de ontvangers of categorieën ontvangers aan wie de persoonsgegevens zijn of zullen worden bekendgemaakt. Dit is echter geen absoluut recht en de belangen van andere personen kunnen uw recht op toegang beperken.

U hebt mogelijk het recht om kosteloos een kopie te verkrijgen van de persoonsgegevens die worden verwerkt. Voor verdere kopieën die door u worden aangevraagd, kunnen we een redelijke vergoeding in rekening brengen op basis van de administratieve kosten.

• Recht om rectificatie aan te vragen: u hebt mogelijk het recht om van ons de rectificatie van onjuiste persoonsgegevens over u te verkrijgen. Afhankelijk van de doeleinden van de verwerking, hebt u mogelijk het recht om onvolledige persoonsgegevens te laten vervolledigen, onder meer door een aanvullende verklaring te verstrekken.

• Recht om verwijdering aan te vragen (recht om te worden vergeten): in bepaalde omstandigheden hebt u mogelijk het recht om door ons uw persoonsgegevens te laten wissen en wij kunnen worden verplicht om dergelijke persoonsgegevens te wissen.

• Recht om de beperking van de verwerking te vragen: in bepaalde omstandigheden hebt u mogelijk het recht om van ons de verwerking van uw persoonsgegevens te verkrijgen. In dat geval worden de betreffende gegevens gemarkeerd en mogen ze alleen voor bepaalde doeleinden door ons worden verwerkt.

• Recht om gegevensoverdracht aan te vragen: in bepaalde omstandigheden hebt u mogelijk het recht om de persoonsgegevens die u aan ons hebt gegeven in een gestructureerd, algemeen gebruikt en machinaal leesbaar formaat te ontvangen en hebt u mogelijk het recht om die gegevens over te dragen aan een andere entiteit zonder hinder van ons.

• Recht op bezwaar:

Onder bepaalde omstandigheden hebt u mogelijk het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door ons en wij kunnen worden verzocht uw persoonsgegevens niet langer te verwerken. Dit recht op bezwaar kan met name van toepassing zijn als we uw persoonsgegevens verzamelen en verwerken voor profileringsdoeleinden om uw interesses in onze producten en diensten beter te begrijpen of voor direct marketing.

Als u het recht hebt om bezwaar te maken en u van dit recht gebruik maakt, zullen we uw persoonsgegevens niet langer voor dergelijke doeleinden verwerken. U kunt dit recht uitoefenen door contact met ons op te nemen zoals vermeld in Sectie 7 hieronder.

Een dergelijk recht om bezwaar te maken kan met name niet bestaan als de verwerking van uw persoonsgegevens noodzakelijk is om stappen te ondernemen voorafgaand aan het aangaan van een contract of om een reeds gesloten contract uit te voeren.

Als u niet langer direct marketing wilt ontvangen, moet u uw toestemming intrekken zoals hierboven uitgelegd.

Gelieve contact met ons op te nemen zoals vermeld in Sectie 7 hieronder om uw rechten uit te oefenen. U hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit voor gegevensbescherming.

6. Cookies en andere tracking technologieën

7. Vragen en contactinfo

Als u vragen hebt over dit privacybeleid of als u uw rechten wilt uitoefenen zoals hierboven vermeld in Sectie 5, neem dan contact met ons op via www.kao.com/global/en/EU-Data-Subject-Request. 

 De Kao Company's Privacy Officer voor de Duisland kan worden bereikt op: datenschutz.de@kao.com

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken als reactie op veranderende wettelijke, regelgevende of operationele vereisten. Wij zullen u op de hoogte brengen van dergelijke wijzigingen, ook wanneer deze van kracht worden, door de datum ‘Laatst bijgewerkt’ hierboven aan te passen, tenzij anders vereist door de toepasselijke wetgeving. Uw voortdurend gebruik van onze ‘Webshop’ nadat dergelijke updates van kracht zijn geworden, houdt een aanvaarding van die wijzigingen in. Als u geen updates van dit privacybeleid accepteert, moet u stoppen met het gebruiken van onze ‘Webshop’.